Modèle quittance de loyer : document non contractuel retraçant les différents paiements obligatoires d'un locataire, pouvant être édité par le propriétaire. Vous souhaitez obtenir un exemplaire vierge afin de connaître les modalités ? Nous vous expliquons tout dans cet article !
Sommaire
Qu’est-ce qu’une quittance de loyer ?
Un modèle quittance de loyer est un document délivré par un propriétaire bailleur à un locataire. Celui-ci certifie que le locataire s'est acquitté de la somme due (loyer et charges éventuelles) dans les délais prévus conformément au contrat de bail. En règle générale, le bailleur enverra un reçu après paiement par le locataire. Le bailleur peut l'écrire sur papier libre ou utiliser un récépissé passe-partout (norme 2022, au format PDF).
Ce document locatif comprend certaines informations sur le locataire comme :
- Son nom et ses coordonnées
- Le détail des dettes dont les charges et le loyer
- La période où a été réalisé le paiement
- La date où a été édité le document
Le modèle quittance de loyer, bien que non obligatoire, est utile dans plusieurs situations en tant que locataire d’un bien en copropriété :
- Pour justifier les demandes d’aides financières dans les dossiers, comme le RSA
- Pour accompagner les démarches administratives comme le renouvellement d’une carte nationale d’identité, qui sert de justificatif de domicile
- Pour prouver le paiement de dettes envers le propriétaire bailleur en cas de litige
La quittance de loyer est également utile pour la souscription à une assurance au nom des colocataires. À ne pas confondre avec un autre document locatif qui s’appelle le reçu justifiant le règlement intégral des charges locatives.
On retrouve également sur ce document locatif plusieurs catégories de charges attribuées au locataire :
- Montant du loyer et des charges mensuelles qu’il doit s’acquitter
- Les frais de travaux dans les parties privatives ou communes pour économiser de l’énergie. Dès lors, la mention « Contribution au partage de l’économie des charges » doit apparaître avec la date du début et de fins des travaux. Obligatoire selon l’article 21 de la loi °89-462 du 6 juillet 1989
- Assurance pour compte dans le cadre d’une colocation qui couvre les divers risques locatifs qui peuvent apparaître qui est également mensuelle
Où se procurer des quittances de loyer vierge ?
Le modèle quittance de loyer est remis au locataire uniquement si ce dernier en fait la demande. Pour cela, ce dernier doit rédiger un courrier de demande auprès du propriétaire bailleur. Voici un exemple de lettre que vous pouvez rédiger pour l’obtenir :
« Nom, Prénom
Adresse du locataire
Nom, Prénom
Adresse du propriétaire
Lieu, Date
recommandée avec accusé de réception
OBJET : DEMANDE DE QUITTANCE DE LOYER
Madame, Monsieur,
Locataire depuis le………………… dans votre logement situé ………………….., je vous fais part du règlement du loyer du mois de …………. .
En vertu de l’article 21 de la loi du 6 juillet 1989, je souhaiterais que vous m’adressiez mensuellement une quittance de loyer précisant la somme dûment réglée. Par ailleurs, je vous remercie de bien vouloir me retourner les quittances des mois précédents.
Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes sentiments distingués.
Signature »
Concernant l’envoi de la quittance de loyer, le propriétaire bailleur reste libre des modalités d’envoi. La loi n’impose pas l’envoi par courrier, remise en main propre ainsi que par e-mail qui est possible depuis la loi Alur.
Pour des raisons pratiques, de plus en plus de propriétaires envoient par e-mail les quittances de loyer aux locataires. Pour que cet envoi ait un effet légal, le bailleur doit obtenir l'accord du locataire pour l'envoyer dématérialisé. Il doit également inclure une clause de communication électronique dans le contrat de location.
Quant au délai d'envoi de ces documents locatifs, la loi ne précise pas de délai. Afin de maintenir une relation saine entre propriétaire et locataire, il est recommandé d'envoyer un reçu après avoir reçu le loyer. Les locataires qui se conforment aux dernières réglementations et en font la demande sont en droit de recevoir une quittance de loyer de la part du bailleur.
En tant que propriétaire bailleur, sachez que vous pouvez délivrer une quittance de loyer après avoir reçu le paiement de votre locataire, à l’instar d’un avis d'échéance pour le mois suivant. Quel que soit le mode de livraison choisi, la remise du document locatif est un processus entièrement gratuit pour le locataire. Par conséquent, il n'est pas possible de lui facturer des frais d'affranchissement ou d'autres frais administratifs liés à l'émission de reçus.
Attention également aux fausses quittances de loyer ! Il arrive parfois qu’un locataire produise des faux documents locatifs pour toucher des aides. Cette pratique est considérée par la justice comme faux et usage de faux et résulte de sanctions pénales.
Comment faire une quittance de loyer annuelle ?
Il est possible d’avoir un modèle quittance de loyer pour une période plus longue qu’un document mensuel. En effet, la loi autorise aux propriétaires bailleurs de fournir des récapitulatifs de paiement des 2 ou 3 derniers ainsi que sur une période annuelle !
Si votre locataire n'a pas payé l'intégralité du loyer dans les 15 jours suivant la date de paiement stipulée dans le contrat de location, il est fortement recommandé de lui adresser d'abord un simple courrier de rappel, et que le délai atteigne 30 jours, puis de lui envoyer une notification formelle du paiement par courrier recommandé et accusé de réception. Ces étapes sont nécessaires avant de pouvoir demander à l'huissier de justice de délivrer un ordre de paiement.
Les quittances de loyer peuvent être manuscrites ou dactylographiées et envoyées aux locataires sur papier ordinaire. Les reçus peuvent également être envoyés par courriel avec le consentement du locataire. Il peut alors être au format PDF, Word ou Excel, selon le choix des deux parties en début de bail.
Modèle de quittance de loyer version 2023 à télécharger !
Voici le contenu basique que l’on retrouve dans chaque modèle quittance de loyer :
QUITTANCE DE LOYER
Adresse de location : ......................
........................
Je soussigné ................................. propriétaire du logement désigné ci-dessus, déclare avoir reçu de ......................... la somme de ................. euros (en toutes lettres) ............. euros (en chiffres), au titre du paiement du loyer et des charges pour la période de location du ........ /20 ......... au .......... / ........ / 20.........et lui en donne quittance, sous réserve de tous mes droits.
Détail du règlement :
Loyer : ........................................ euros
Provision pour charges : ..................................... euros
Total : .............................................. euros
Date du paiement : le ............. /............ / 20 ............
Fait à ......................... , le ............. / ................... / 20 ...........
Signature
Cette quittance annule tous les reçus qui auraient pu être établis précédemment en cas de paiement partiel du montant du présent terme. Elle est à conserver pendant trois ans par le locataire (article 7-1 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989).