Modèle d'état des lieux 2023 : gratuit à télécharger Word / PDF

Modèle d'état des lieux : le constat d'état des lieux est un élément fondamental dans tout contrat de location. Il a lieu à l'entrée du locataire dans les lieux et à sa sortie. Il permet ainsi de certifier l'évolution de l'état du bien immobilier et de déterminer si des dégradations ont eu lieu. Dans ce cas, le bailleur pourra retenir la caution pour couvrir les coûts des réparations nécessaires.

Modèle d'état des lieux gratuit

Voici un modèle d'état des lieux type avec son contenu indispensable et simple :

Modèle d'état des lieux - Page 1

Modèle d'état des lieux - Page 2

Modèle d'état des lieux - Page 3

Modèle d'état des lieux - Page 4

Modèle d'état des lieux - Page 5

Les informations clés sur le modèle d'état des lieux🤔

Est-il possible de modifier un état des lieux après sa signature ?

1. L'état des lieux d'entrée peut être amendé dans un délai de 10 jours à compter de la date d'emménagement du locataire, sous réserve de l'accord du bailleur. Toutefois, il existe une exception en ce qui concerne le système de chauffage, qui peut être modifié jusqu'à 30 jours à compter du début de la période de chauffage. Cette disposition a été prévue pour les cas où le locataire emménage en été. Car c'est la période durant laquelle le chauffage n'est pas en fonctionnement. Et il est donc impossible de vérifier son état.

1. L'état des lieux de sortie ne peut être modifié sous aucun prétexte. Par conséquent, il est impératif de faire preuve de vigilance lors de sa réalisation.

La réalisation d'un état des lieux est-elle une obligation légale ?

L'établissement d'un état des lieux n'est pas une obligation légale, conformément à la loi Alur qui prévoit seulement les éléments nécessaires pour qu'il ait une portée juridique. Cependant, pour minimiser les risques de conflits entre locataires et bailleurs, il est judicieux de procéder à un état des lieux à l'arrivée et à la départ du locataire. Cela afin de préserver leurs intérêts respectifs.

L'existence d'un pré-état des lieux est-elle recommandée ?

L'établissement d'un pré-état des lieux n'est pas une obligation légale : il s'agit d'une visite préliminaire, à titre purement indicatif, effectuée avant l'état des lieux de sortie.

Ce document a pour objectif :

• d'informer le locataire des remises en état,
• des réparations locatives,
• et des remplacements d'éléments qui lui seront facturés à son départ s'il ne les réalise pas.

Il peut également comporter une estimation du montant de ces réparations locatives. Le pré-état des lieux présente donc un double avantage :

1. Pour le locataire : une fois informé des réparations nécessaires, le locataire sera généralement enclin à les effectuer. En effet, s'il restitue le logement dans le même état que celui dans lequel il l'a reçu, le bailleur sera tenu de lui restituer la totalité de son dépôt de garantie. Le locataire a donc tout intérêt à remettre le logement en ordre pour récupérer cette somme.

1. Pour le bailleur : en attestant des dégradations commises, il encourage le locataire à réparer le logement afin de récupérer son dépôt de garantie. Le bailleur peut ainsi être plus sûr de retrouver son logement en bon état.

Afin de minimiser les risques de conflits, il est donc judicieux de procéder à un pré-état des lieux avant le départ du locataire.

L'état des lieux doit-il être réalisé de manière contradictoire ?

L'état des lieux ne peut être considéré comme valable que s'il est établi de manière contradictoire. Cela implique la présence de deux exemplaires de l'état des lieux, un pour le bailleur et un pour le locataire. Ils doivent comporter des informations identiques quant à l'état du logement.

Il peut arriver discordance entre les deux versions, c'est-à-dire en présence de descriptions différentes du bien immobilier :

• studio,
• appartement,
• maison,
• local commercial, etc.

Dans ce cas, l'état des lieux ne peut être considéré comme valable du point de vue légal.

Quel coût faut-il prévoir pour la réalisation d'un état des lieux ?

Le coût de la réalisation d'un état des lieux dépend des acteurs impliqués. Il peut être :

1. Gratuit dans la plupart des cas, lorsqu'il est établi de manière consensuelle entre le bailleur et le locataire ;

1. Payant s'il est réalisé par l'intermédiaire d'une agence immobilière. Dans ce cas, son prix est encadré par la loi et réparti entre le bailleur et le locataire. Le locataire ne peut pas être tenu de payer une somme supérieure à celle du bailleur. Et sa part ne peut excéder 3€/m2, indépendamment de la zone géographique où se trouve le logement.

1. Payant s'il est effectué par un huissier : dans ce cas, les frais sont partagés entre le locataire et le bailleur à parts égales.

Comment faire un état des lieux ? Guide complet 📚

L'état des lieux, effectué à l'entrée et à la sortie de la location, est une étape cruciale qui ne doit pas être négligée. En effet, il peut engendrer de nombreux litiges entre bailleur et locataire, notamment en ce qui concerne l'utilisation du dépôt de garantie.

Vous pouvez également vous aider d'application état des lieux.

Voici un guide complet pour réussir son état des lieux :

1. Choisir une date précise

Convenez d'une date précise pour les états des lieux d'entrée et de sortie, afin d'établir des bases solides pour le début de la location et d'assurer la présence des deux parties. En cas d'impossibilité pour le locataire ou le bailleur, cela laissera suffisamment de temps pour trouver quelqu'un pour se faire représenter. Cela évite ainsi des frais inutiles d'huissier.

2. La présence de toutes les clés

Cela peut paraître "bête" mais c'est pourtant une tâche souvent oubliée. Pensez à ramener les clés des compteurs pour les relevés. Le bailleur doit se munir des clés nécessaires pour accéder aux :

• compteurs d'électricité,
• de gaz,
• et d'eau.

Car il faut les inclure dans l'état des lieux.

3. Faire attention à certains détails

Le bailleur doit veiller à ce que la visite soit effectuée de manière optimale, afin de pouvoir attester correctement de l'état du logement. Il doit donc s'assurer d'éviter toute interruption d'électricité et présenter un logement propre (notamment s'il a été inoccupé depuis un certain temps). En effet, présenter un logement non décent peut lui valoir des problèmes.

4. Prendre des photos

Ajouter des photographies à l'état des lieux pour mettre en exergue certaines anomalies (rayures, trous dans les murs, taches au plafond, etc.).

1. Lors de l'état des lieux d'entrée, cela permet au locataire de se protéger à la fin de la location en attestant de ces anomalies.
2. Lors de l'état des lieux de sortie, cela permet au bailleur de prouver de potentielles dégradations commises par le locataire. Pour chaque photographie, il est important de préciser la date et la pièce correspondante.

Effectuer un pré-état des lieux

Avant la sortie du locataire, cela minimise au maximum les éventuels litiges. Le bailleur montre ce qui devrait être remis en état, nettoyé ou réparé. Le locataire a alors suffisamment de temps pour s'en occuper avant l'état des lieux de sortie.

Cette étape présente donc des avantages pour les deux parties :

1. Pour le propriétaire : cela assure une sécurité supplémentaire(pour retrouver son logement en bon état).

1. Pour le locataire : cela l'aide à savoir à l'avance les dépenses qu'il aura en rénovation (pour récupérer son dépôt de garantie).

Utiliser un modèle d'état des lieux conforme aux lois en vigueur :

L'état des lieux doit comporter plusieurs mentions obligatoires pour avoir une valeur juridique. Pour s'assurer de ne rien oublier, vous êtes libre de télécharger un modèle gratuit au format Word ou PDF (normes de la loi Alur, 2023) :

Loi Alur et état des lieux : que dit-elle sur son contenu ?

Définition de l'état des lieux

L'état des lieux est un acte légal, régi par la loi Alur (loi pour l'accès au logement et à un urbanisme rénové). Bien que sa réalisation ne soit pas imposée, cette loi fixe les mentions obligatoires qui doivent figurer dans ce document. Ce dernier est effectué à deux moments clés de la location :

• à l'entrée,
• et à la sortie du locataire.

En comparant ces deux documents, les parties peuvent établir des constats quant à d'éventuelles dégradations survenues au cours de la location.

Identité de la loi Alur - Source : Service Public

À quel moment réaliser un état des lieux ?

Le locataire et le bailleur peuvent procéder à la réalisation de deux états des lieux différents :

1. Un état des lieux d'entrée, qui est effectué au moment où le locataire emménage dans le logement. Cet état des lieux est réalisé simultanément à la signature du contrat de location, auquel il est annexé. Et les clés du logement sont remises au locataire.

1. Un état des lieux de sortie, qui est effectué lorsque le locataire quitte le logement. Il est réalisé au moment de la remise définitive des clés, généralement le dernier jour de la location.

Dans les deux cas, il est judicieux de convenir à l'avance d'une date avec le bailleur, par courrier recommandé avec accusé de réception.

Loi Alur : les informations nécessaires à inclure dans l'état des lieux

L'état des lieux est soumis à une réglementation stricte, décrite par la loi Alur. Pour être considéré comme valable sur le plan juridique, il est nécessaire que ce document respecte un certain nombre de critères. Elle doit comporter des mentions obligatoires.

Parmi celles-ci, il convient de mentionner :

• l'adresse précise du logement,
• la date de la réalisation de l'état des lieux,
• les identités et les adresses des parties concernées,
• une description des clés remises,
• un relevé de compteur électrique, d'eau et de gaz si nécessaire,
• ainsi qu'une description détaillée des systèmes d'eau chaude et de chauffage.

Modèle d'état des lieux : les mentions obligatoires

Comment remplir correctement ce document ?

L'objectif de l'état des lieux est d'établir un constat exhaustif de l'état d'un bien immobilier et de déterminer les éventuelles dégradations survenues au cours de la location. Pour ce faire, la loi Alur impose la présence de mentions obligatoires visant à légaliser le document. Cependant, la principale composante de l'état des lieux réside dans les descriptions détaillées des différentes parties du logement.

Ainsi, pour une location nue, il est nécessaire de décrire en utilisant des qualificatifs précis :

Grâce à la loi Alur, il est également possible d'ajouter des photos complémentaires à l'état des lieux. Elles peuvent se présenter sous forme papier ou numérique.

Quant à la location meublée, les descriptions doivent inclure l'ensemble des équipements mis à disposition du locataire. Par exemple avec la réalisation d'un inventaire des meubles.

Il est donc clair que l'état des lieux est un document crucial pour garantir la protection des droits des bailleurs et des locataires. Elle veille à ce que le logement soit conservé en bon état tout au long de la location.

Aussi, il est judicieux de s'acquitter d'une inspection attentive des différents éléments du logement, tels que :

• Les différentes entrées (portes, poignées, fenêtres) ;
• L'isolation thermique ;
• Les points d'eau et robinets ;
• Les joints dans les espaces humides (par exemple, la salle de bain) ;
• Les prises électriques et interrupteurs.

Il est nécessaire de vérifier que tous les équipements sont en parfait état de fonctionnement et que les meubles sont en bon état. En cas de dysfonctionnements, il est important de les mentionner dans l'état des lieux d'entrée. Ce dernier point est d'une importance cruciale pour le locataire . S'il ne note pas les problèmes dès son arrivée, il pourrait se retrouver à devoir payer des frais de réparation lors de son départ. Il est donc préférable d'être vigilant et rigoureux à ce niveau pour éviter tout malentendu. ⚠️

Procuration pour un représentant mandaté

La réalisation de l'état des lieux peut parfois être compromise par des obligations ou des contraintes de temps. Dans ce cas, il est possible pour le bailleur ou le locataire de faire appel à un représentant. Ce dernier peut être choisi parmi les proches, tels que :

• les parents,
• amis
• ou voisins,
• mais aussi parmi les professionnels, tels que les agences immobilières.

Dans ces cas, il est nécessaire de rédiger une procuration. Elle doit être accompagnée des pièces d'identité du mandataire et de la personne qu'il représente. Vous pouvez trouver ici un modèle de procuration d'état des lieux respectant les exigences légales pour assurer sa validité :

Conflits récurrents et solutions adéquates

Le constat d'état des lieux peut souvent engendrer des conflits entre locataires et propriétaires. Et ce du fait de ses conséquences financières, telles que les réparations locatives et la non-restitution du montant de la caution.

Quelles sont les voies de recours en cas de conflits ?

En cas de différends relatifs à l'état des lieux d'entrée ou de sortie, le locataire et le bailleur peuvent solliciter la commission départementale de conciliation. Ils peuvent également opter pour un médiateur judiciaire. Enfin, ils peuvent saisir directement le tribunal judiciaire. ⚖️

La conciliation

Les parties prenantes peuvent saisir la commission départementale de conciliation par le biais d'une lettre recommandée avec demande d'avis de réception. Cette procédure est entièrement gratuite et peut être initiée par le bailleur ou le locataire.

Cette instance se distingue par le fait qu'elle est composée de représentants équitablement répartis entre les locataires et les bailleurs. Ils tenteront de trouver une solution amiable à la question litigieuse. Si un accord est conclu, elle établira un document de conciliation incluant les termes de l'entente trouvée.

La saisine du tribunal judiciaire

Si aucun accord n'est trouvé concernant les différends relatifs à l'état des lieux, les parties peuvent décider de ne pas passer par la commission de conciliation. Dans ce cas, elles peuvent se tourner vers le juge des contentieux de la protection. Ce tribunal est compétent en fonction du logement en question. Cette étape est généralement très coûteuse (frais d'avocat, d'huissier, etc.) et prend du temps.

Est-il possible de refuser la réalisation d'un état des lieux ?

La loi n'impose pas la réalisation d'un état des lieux d'entrée ou de sortie, il est ainsi possible de la refuser. Cependant, ce choix peut avoir des conséquences, en particulier en fin de location.

1. Si le locataire demande un état des lieux d'entrée et que le bailleur refuse, le locataire doit alors adresser une mise en demeure au bailleur. Si ce dernier persiste dans son refus, il n'y aura alors pas de réalisation d'état des lieux d'entrée. Cela signifie que le bailleur aura une difficulté à prouver la culpabilité du locataire en cas de dégradations en fin de location. Et il ne pourra pas conserver le dépôt de garantie pour couvrir les frais de réparation.

1. Si c'est le bailleur qui demande un état des lieux d'entrée et que le locataire refuse, la loi considère que le logement lui a été remis en bon état. Le locataire sera donc tenu pour responsable des éventuelles dégradations constatées à la fin du contrat de location. Et le bailleur pourra conserver une partie ou la totalité du dépôt de garantie pour financer les travaux de réparation.

1. Si le locataire ou le propriétaire refuse de faire un état des lieux de sortie, il convient de faire appel à un huissier. Les frais seront répartis équitablement entre les deux parties.

Procédure d'un état des lieux réalisé par un huissier

Ce dernier devra informer les parties concernées au moins 7 jours à l'avance, par le biais d'une lettre recommandée avec demande d'avis de réception. Les frais associés à un état des lieux réalisé par un huissier sont fixés par la loi et varient chaque année. Ils sont répartis de manière équitable entre le locataire et le bailleur.

Coûts liés à un état des lieux réalisé par un huissier en 2023

Conséquences de l'absence d'état des lieux (entrée ou sortie)

L'omission de réaliser un état des lieux (entrée ou sortie) n'est pas sans conséquences pour la location.

1. En cas d'absence d'état des lieux d'entrée, la loi considère que le logement a été remis au locataire en bon état, sans dégradations locatives. Si des dégradations sont constatées à la fin de la location et que le locataire n'y est pas pour quelque chose, il aura des difficultés à le prouver. Le bailleur aura alors plus de facilité à conserver une partie ou la totalité du dépôt de garantie pour financer les travaux de réparation.
2. En l'absence d'état des lieux de sortie, la loi considère que le logement a été rendu au bailleur en bon état et sans nécessité de travaux de réparation. Si le locataire a tout de même commis des dégradations, le bailleur aura des difficultés à le prouver. Et à conserver le dépôt de garantie pour financer les réparations nécessaires.

Il est donc fortement recommandé de réaliser un état des lieux d'entrée et de sortie pour éviter les litiges potentiels.

Absence de remise de l'état des lieux au locataire

Il peut arriver que l'état des lieux de sortie ne soit pas remis au locataire. Cela arrive en particulier lorsque ce dernier quitte les lieux sans prévenir ou refuse de signer le document en cas de désaccord.

Dans ce cas, étant donné que l'état des lieux doit être établi de manière contradictoire, si seulement une partie le réalise et le signe, il n'a aucune valeur juridique. Il sera alors nécessaire de faire appel à un huissier de justice pour effectuer l'état des lieux. C'est le seul qui sera doté d'une valeur légale en l'absence du locataire.

État des lieux et retenue sur le dépôt de garantie

Le propriétaire peut retenir une partie ou la totalité du dépôt de garantie s'il constate que le locataire ne respecte pas ses obligations, telles que :

• les dégradations de l'habitation,
• ou les impayés de loyers.

Cette somme peut servir à financer les travaux de réparation nécessaires. Toutefois, le bailleur doit justifier cette retenue en fournissant au locataire divers documents tels que :

• l'état des lieux d'entrée et de sortie,
• les photos de l'état de l'habitation,
• le constat d'huissier,
• les devis,
• les factures des sociétés de nettoyage ou des professionnels du bâtiment,
• les courriers de réclamation des impayés de loyer, etc.

Si les charges locatives sont récupérables, le bailleur peut retenir jusqu'à 20% du montant du dépôt de garantie jusqu'à l'arrêté annuel des comptes de copropriété. Ce montant doit être justifié par divers documents (vu plus haut). Le bailleur doit restituer le solde du dépôt de garantie dans le mois suivant l'approbation définitive des comptes.

Foire à Questions

L'état des lieux doit comporter combien d'exemplaires ?

La remise de l'état des lieux (entrée ou sortie) doit se faire sous la forme de plusieurs exemplaires, en nombre correspondant à celui des parties prenantes. Il est habituel de prévoir deux exemplaires, un pour le bailleur et un pour le locataire.

Est-ce que les colocataires doivent tous signer l'état des lieux ?

La signature de l'état des lieux dépend du type de bail conclu :

1. En cas de bail collectif (un seul bail pour tous les colocataires), tous les colocataires sont tenus de signer conjointement l'état des lieux d'entrée avec le bailleur. L'état des lieux de sortie est effectué au moment où tous les colocataires quittent les lieux. Ou lorsque le dernier colocataire quitte les lieux, et peut être signé collectivement ou par le dernier colocataire.
2. En cas de bail individuel (chaque colocataire a signé son propre bail), chaque colocataire est tenu de réaliser un état des lieux d'entrée. Et il doit être signé uniquement avec le propriétaire. La même procédure s'applique pour l'état des lieux de sortie.

Est-il possible d'ajouter des photos au dossier ?

Depuis le début de l'année 2016, la législation autorise l'ajout de photographies dans les états des lieux d'entrée et de sortie. En effet, ces images constituent une source de preuve supplémentaire, souvent plus détaillée, de l'état du logement à un moment donné. Elles permettent de mettre en lumière certaines anomalies qui peuvent être à l'origine de contentieux. Voici une liste non exhaustive :

• tâches sur le tapis ou le plafond,
• trous dans les murs,
• rayures sur les planchers,
• meubles endommagés, etc.

Il est donc impératif de les dater et de préciser, sur chaque photo, la pièce qu'elle représente.

Que faire en cas de locataire étranger ?

Lorsqu'un éventuel locataire ne maîtrise pas ou a de faibles connaissances en français, il est envisageable d'utiliser une variante d'état des lieux en anglais. C'est l'inventory of fixtures. Cette alternative se conforme à la réglementation en vigueur, à savoir la loi Alur, ainsi que les normes 2023.

Que faire en cas de décès du locataire ?

L'article 14 de la loi promulguée le 6 juillet 1989 stipule que la famille du locataire défunt doit informer le propriétaire et lui transmettre un acte de décès. Ce document entraîne la résiliation du bail. Sauf si le conjoint ou la conjointe du défunt réside également dans le logement et désire continuer d'occuper les lieux.

Ainsi, les proches conviennent avec le bailleur d'une date pour effectuer l'état de sortie des lieux et la remise des clés. Habituellement, cette étape se déroule un à deux mois après le décès, sans que la loi n'impose un délai strict. Les proches signeront alors en lieu et place du défunt l'état des lieux de sortie.

"Il est fortement recommandé de réaliser un état des lieux d'entrée et de sortie pour éviter les litiges potentiels." Tom, expert immobilier chez DIMO Diagnostic