Carnet d'entretien copropriété [GUIDE + MODELE]

Le carnet d’entretien d’une copropriété est un document légal et obligatoire qui doit être mis à jour par le syndic d’un immeuble. C’est un outil de gestion qui doit pouvoir se consulter à tout moment par un copropriétaire.

Qui doit le rédiger ? Quels documents doit-il comporter ? Que dit la loi à ce sujet ? Dimo Diagnostic vous explique tout.

Carnet d'entretien copropriété : qu'est-ce que c'est ?

Selon la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, tout immeuble en copropriété est dans l’obligation de tenir un carnet d’entretien de copropriété.

Ce dernier est un document écrit qui répertorie des informations techniques sur l’immeuble, les travaux entrepris et la maintenance du site.

Le syndic de la copropriété se doit de créer, si ce n’est pas déjà fait, et mettre à jour ce carnet et les fiches.

Le syndic d’une copropriété, c’est quoi ?

Le syndic d’une copropriété est une entité qui administre et gère les finances de la copropriété. Il est le représentant légal d’un syndicat de propriétaires.

Les syndics jouent un rôle important dans des moments clé de la vie d’un immeuble :

• Gros travaux, notamment un ravalement de façade, par exemple.
• Rénovation de la cage d’escaliers ou autres parties communes.
• Prises de décisions concernant l’immeuble.
• Etc.

Le syndic doit ouvrir un compte séparé pour encaisser les sommes versées par les copropriétaires.

Le représentant du syndicat peut être un des habitants de des immeubles en question ou une personne externe.

Le représentant d’un syndic de copropriété

Un des propriétaires

Souvent, le syndic d’une copropriété se porte volontaire et se fait désigner lors d’un vote en assemblée générale. Il est pratique pour le syndic de vivre sur place et d’être à même d’anticiper ou d’intervenir rapidement.

Un conseil syndical

Le conseil syndical est un syndicat coopératif où chaque copropriétaire de l’immeuble gère la copropriété. Légalement, c’est tout de même le président du conseil syndical qui détient la qualité de syndic.

Une personne externe

Pour éviter les conflits d'intérêt, certaines copropriétés décident de faire appel à une personne ou à une société externe. Bien que coûteuses, l’avantage des sociétés spécialisées est qu’elles sont à même de gérer un éventail très large de situations.

À quoi sert le carnet de copropriété ?

La fonction du carnet d’entretien de copropriété est cruciale.

• Il fait office de preuve pour les copropriétaires, notamment dans le cadre de conflits sur le montant des travaux, par exemple.
• Il peut être consulté comme un outil de gestion pour aider le syndic dans sa prise de décision et dans les futurs travaux de conservation de l’immeuble.
• Il sert d’outil informatif pour les nouveaux acquéreurs. On y retrouve les travaux réalisés, ceux qui sont prévus ainsi que leurs coûts. Grâce au carnet de copro, le potentiel acheteur peut acquérir le futur bien immobilier, en toute connaissance de cause.

Que dit la loi ?

Le texte de loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, revue le 10 février 2020, précise que

« Le syndic est chargé d'établir et de tenir à jour et à disposition des copropriétaires un carnet d'entretien de l'immeuble conformément à un contenu défini par décret. »

La même loi rappelle également que :

« Tout candidat à l'acquisition d'un lot de copropriété, tout bénéficiaire d'une promesse unilatérale de vente ou d'achat ou d'un contrat réalisant la vente d'un lot ou d'une fraction de lot peut, à sa demande, prendre connaissance du carnet d'entretien de l'immeuble établi et tenu à jour par le syndic, ainsi que du diagnostic technique établi dans les conditions de l'article L. 111-6-2 du code de la construction et de l'habitation. »

Quelles mentions doit comporter le carnet d'entretien de l'immeuble ?

Pour que le carnet d’entretien de copro soit conforme et ainsi utilisable comme tel, certains documents doivent être présents.

Ce formalisme permet d’élaborer des protocoles et de regrouper les informations concernant les immeubles.

Le carnet doit contenir :

• L’adresse de l’immeuble en copropriété ;
• l’identité et les coordonnées du syndic actuel ;
• les références des différents contrats d’assurances souscrits par le syndicat de copropriétaire ;
• l’assurance dommage-ouvrage, avec la date d’échéance ;
• le diagnostic plomb et amiante, s’il a été réalisé ;
• la liste des travaux importants qui ont été effectués avec l’année de réalisation et les coordonnées des prestataires, les devis ;
• si nécessaire, la référence des contrats d’entretien des équipements collectifs, avec la date d’échéance ;
• la liste des travaux prévus et votés en AG (assemblée générale), avec l’échéancier.

Qui peut faire un carnet d’entretien ?

Le syndic est dans l’obligation d’établir le carnet d’entretien de copropriété, qu’il soit professionnel ou bénévole. Ce carnet d'informations est obligatoire !

Où trouver le carnet d’entretien d’une copropriété ?

Le carnet de copropriété doit pouvoir se consulter à tout moment, et ce, par n’importe quel copropriétaire. Pour ce faire, il doit simplement envoyer une lettre au syndic. Bien que le syndic soit obligé de fournir une copie du carnet d’entretien, ce service peut être facturé si vous voulez une version papier.

Le carnet d’entretien de copropriété peut être dématérialisé, pour plus de facilité d’utilisation.

Depuis la loi Alur, le carnet d’entretien doit être annexé à la promesse de vente ainsi qu’à l’acte de vente.

Mauvaise tenue du carnet d’entretien : responsabilité du syndic

Dans l’absence ou la mauvaise tenue du carnet d’entretien, le syndic est directement responsable. Il peut voir son mandat révoqué. En plus de ça, sa responsabilité délictuelle ou contractuelle peut être engagée et le syndic peut devoir verser des dommages et intérêts.

Document clé pour la bonne gestion d’un immeuble, le carnet d’entretien de copropriété est crucial pour la vente d'un bien immobilier et donc d’un des appartements et de la copropriété, ainsi que la bonne gestion de l’immeuble. Il doit être transmis sur simple demande d’un des copropriétaires et rassembler un certain nombre de documents obligatoires.